Apa Itu Proforma Invoice? Fungsi dan Perbedaannya dengan Invoice

292
Apa Itu Proforma Invoice Fungsi dan Perbedaannya dengan Invoice

Proforma invoice merupakan salah satu jenis faktur pembayaran. Keberadaan faktur pembayaran tersebut sangat penting, karena berguna bagi pelanggan untuk mengetahui perkiraan biaya yang harus dibayarkan. Lalu, apa perbedaannya dengan invoice?

Nah, berikut ini penjelasan selengkapnya mulai dari pengertian, perbedaannya dengan invoice, fungsinya, hingga contohnya. Yuk, simak!

Apa Itu Proforma Invoice?

Proforma invoice (faktur proforma) adalah  jenis faktur sementara yang pembeli peroleh sebelum barang atau jasa sampai ke tangan mereka. Dengan kata lain, faktur tersebut berguna sebagai faktur pengganti, karena produk sampai ke pelanggan dilakukan secara bertahap.

Dengan adanya faktur sementara, konsumen bisa memperkiraan biaya yang harus mereka keluarkan untuk layanan dan produk yang diterima. Sehingga, pembeli dapat meninjau informasi produk yang terdapat dalam faktur proforma.

Setelah itu, jika setuju, maka langkah berikutnya pembeli bisa memberikan lampu hijau atau memberikan konfirmasi ke penjual. Selanjutnya, penjual akan mengirimkan invoice dan menunggu pembayaran dari pembeli.

Baca Juga: 6 Cara Membuat Invoice dengan Mudah dan Lengkap

Perbedaan Proforma Invoice dengan Invoice

Berikut ini 4 perbedaan antara faktur proforma dan invoice, yaitu:

1. Tujuan

Faktur proforma bertujuan untuk memberi tahu pembeli biaya perkiraan dari keseluruhan barang yang mereka inginkan serta memberikan ruang untuk negosiasi. Sebab, pembeli tidak langsung menerima semua produk, namun secara bertahap.

Karena berfungsi untuk memberikan gambaran biaya, maka dalam faktur tersebut mengandung informasi mengenai nilai produk, berat, biaya pengiriman, serta informasi penting lainnya.

Sedangkan, invoice berguna untuk meminta pembayaran dari pembeli atau tagihan karena proses pembelian sudah selesai. Misalnya, saat kamu membeli 20 unit laptop. Kemudian, semua unit laptop tersebut telah kamu terima. 

2. Kapan Dikeluarkan?

Proforma invoice dikeluarkan sebelum konsumen menyelesaikan pembelian, karena barang dikirim secara terpisah atau bahkan belum pembeli terima sama sekali. Sementara invoice, penjual akan mengeluarkan tagihan kepada konsumen setelah proses pembelian dan pelayanan selesai.

Oleh karena itu, faktur proforma masih berbentuk draft. Sehingga, konsumen harus memberikan konfirmasi, supaya bisa mereka proses menjadi invoice. Sebaliknya, invoice adalah bukti transaksi pembelian yang sah serta tidak membutuhkan konfirmasi dari pihak manapun termasuk pembeli.

3. Status

Perbedaan selanjutnya terletak pada status kedua faktur tersebut. Faktur proforma tidak memiliki legalitas atau status hukum yang mengikat. Sedangkan, setelah proses transaksi selesai, maka invoice menjadi bukti transaksi yang sah.

Di samping itu, faktur proforma bersifat sementara. Berbeda dengan invoice yang bersifat resmi dan sebagai bukti sah terhadap transaksi yang  sudah terjadi. Maka, saat penjual mengirimkan invoice, mereka tinggal menunggu pembeli untuk membayar tagihan sesuai nominal yang tertera dalam faktur tersebut.

4. Tujuan Akuntansi

Faktur proforma memberikan gambaran perkiraan jumlah yang harus pembeli bayar, waktu pembayaran, serta masa berlaku faktur tersebut. Sehingga, tidak bisa digunakan untuk keperluan atau tujuan akuntansi.

Sebaliknya, invoice dibutuhkan untuk membayar tagihan. Selain itu, dicatat sebagai piutang atau utang. Dengan demikian, faktur tersebut merupakan dokumen yang bisa berguna untuk tujuan akuntansi yang sah dalam pembukuan keuangan perusahaan.

Baca Juga: Apa Itu Invoice? Mengapa Kamu Perlu Membuat Invoice?

Fungsi Proforma Invoice

Berikut ini 6 fungsi proforma invoice yang perlu kamu ketahui, yaitu:

1. Memberikan Perkiraan Biaya

Faktur proforma bisa memberikan perkiraan biaya yang harus pembeli bayar. Pasalnya, faktur proforma memuat informasi mengenai syarat pembayaran, kuantitas barang dan jasa, harga barang dan jasa, diskon, pajak, dan total pembayaran.

Dengan demikian, calon konsumen dapat menggunakan informasi tersebut untuk melakukan pelunasan tagihan, jika sudah melakukan konfirmasi.

2. Memberikan Informasi Produk

Selain itu, faktur proforma juga mampu menjadi dokumen yang memberikan informasi produk kepada calon pembeli. Tak hanya perkiraan harga, tetapi juga memuat deskripsi produk atau jasa, serta detail penjual, seperti nama perusahaan dan alamat.

Maka dari itu, pembeli bisa melakukan perbaikan barang atau jasa, jika merasa barang yang diterima tidak sesuai dengan yang tercatat dalam faktur.

Sehingga, kalau kamu adalah penjual, maka hal ini bisa meminimalisir modus penipuan yang dilakukan oleh pelanggan saat meminta barang baru. Sebab, kamu bisa mencocokkannya dengan data yang terdapat dalam faktur proforma.

3. Menghemat Waktu dan Biaya Pemrosesan

Faktur proforma berbentuk draft yang memberikan banyak informasi, seperti harga, detail penjual, deskripsi produk, dan sebagainya. Sehingga, untuk mengubahnya menjadi invoice hanya perlu mendapat konfirmasi dari calon pembeli. 

Maka, keuntungannya adalah bisa menghemat waktu dan biaya pemrosesan. Fungsi ini bisa dirasakan karena sudah ada draft yang menjelaskan semua informasi yang dibutuhkan.

Dengan demikian, tidak perlu melakukan pengecekan berulang kali serta menambah tenaga untuk melakukan tugas tersebut. Sehingga, lebih hemat biaya.

4. Sebagai Bukti Komplain

Jika terjadi kesalahan transaksi, seperti jumlah barang yang tidak sesuai, faktur proforma bisa menjadi bukti komplain. Sekali lagi, faktur ini bisa memperjelas kegiatan transaksi, baik bagi penjual maupun pembeli.

Sebagai pembeli, tentu saja bisa klaim dan meminta ganti rugi dengan menunjukkan proforma invoice. Begitu juga dengan penjual. 

Kalau pembeli mengklaim kesalahan terjadi karena pihak penjual, misalnya barang tidak berfungsi dengan baik.

Langkah yang perlu penjual lakukan adalah dengan memeriksa apakah benar produk tersebut berasal dari perusahaan mereka atau tidak. Misalnya, dengan mengecek deskripsi produk atau nomor khusus pada produk tersebut.

5. Sebagai Rujukan yang Sah

Fungsi selanjutnya, yaitu sebagai rujukan yang sah. Misalnya, saat ada pelanggan yang ingin membeli barang yang tercatat dalam faktur proforma. Sehingga, proses transaksi lebih efisien dan tidak berlangsung lama.

6. Mendukung Negosiasi

Faktur proforma memuat berbagai macam informasi yang penting, seperti detail pembeli, seperti nama perusahaan, alamat penagihan, dan alamat pengiriman. 

Kemudian, ada juga detail penjual, seperti nama dan alamat perusahaan, syarat pembayaran, tanggal pembuatan faktur, tanggal kadaluarsa faktur, deskripsi barang atau jasa, harga barang dan jasa, kuantitas barang dan jasa, diskon, pajak, dan total pembayaran.

Dari informasi tersebut, penjual dan pembeli bisa melakukan negosiasi. Proses negosiasi dibutuhkan untuk mengubah faktur proforma menjadi invoice.

Baca Juga: Lakukan 6 Hal Ini Saat Negosiasi Harga dengan Pelanggan

Contoh Proforma Invoice

Berikut adalah contoh proforma invoice. Dalam faktur proforma tersebut, kamu bisa melihat detail identitas perusahaan dan pembeli secara lengkap. Selain itu, tertulis juga informasi tanggal pembuatan (15 Januari 2022) dan masa berlaku faktur proforma (14 Februari 2022).

Tak lupa juga harga dan deskripsi produk secara lengkap. Di samping itu, ada pula syarat dan ketentuan yang berlaku. Biasanya, penjual akan memberikan syarat khusus. Namun, jika tidak ada, maka bisa melewatkan tahap ini.

Sedangkan, dalam contoh di bawah, tertulis bahwa invoice tersebut hanya faktur proforma, sehingga tidak diharuskan melakukan pembayaran.

Contoh Proforma Invoice

Baca Juga: Begini Cara Membuat Jurnal Penjualan Lengkap dengan Contohnya!

Fungsi Apa yang Kamu Butuhkan dari Proforma Invoice?

Demikian informasi mengenai apa itu proforma invoice, perbedaannya dengan invoice, fungsi, serta contoh proforma invoice. Dengan adanya faktur proforma, bisa memberikan kelonggaran bagi pembeli untuk meninjau persyaratan sebelum melakukan transaksi.

Selain itu, berguna juga bagi penjual untuk menghemat waktu dan biaya pemrosesan transaksi. Sehingga, lebih efektif dan efisien.