Meskipun sulit, menagih pelanggan sudah menjadi bagian dari perjalanan berwirausaha. Kalau kamu ingin tahu bagaimana cara membuat invoice agar pelanggan segera membayar tagihan mereka, coba pelajari seluruh informasinya di sini.
Melalui invoice, pelanggan bisa melihat detail transaksi mengenai apa, berapa, dan kapan seharusnya mereka membayar tanggungannya. Jadi, pelanggan akan menyadari kewajiban pembayaran tagihan mereka.
Selain itu, invoice juga bisa membantu melacak status keuangan usahamu. Akhirnya, pembayaran pajak jadi lebih gampang dan tepat waktu. Artikel ini diperuntukkan bagi kamu selaku pemilik usaha yang ingin mendapatkan panduan lengkap pembuatan invoice dengan mudah.
Daftar Isi
Apa Itu Invoice?
Sebelum lanjut ke panduan cara membuat invoice, coba pahami pengertiannya terlebih dahulu.
Faktur atau invoice adalah dokumen yang berisi rincian informasi transaksi produk antara penjual dan pembeli dalam periode tertentu. Kalau kamu adalah seorang penjual, kamu wajib mengeluarkan dokumen ini sebagai bukti transaksi.
Biasanya, penjual akan membuat invoice sebanyak 3 kali. Pertama, sebagai bukti pembayaran dan alat penagihan utang untuk pembeli. Kedua, sebagai dokumen penjual. Terakhir, sebagai arsip perusahaan dan acuan laporan keuangan.
Pentingnya Mengetahui Cara Membuat Invoice
Seringkali banyak orang mengabaikan betapa pentingnya mengetahui cara membuat invoice sebagai bukti pembayaran dan acuan catatan keuangan. Pasca pembayaran, ada yang tidak membuat faktur dan ada yang telah menerima faktur tapi malah langsung merobek/membuangnya ke tempat sampah.
Padahal, kertas berisi rincian transaksi tersebut sangat penting bagi usahamu, baik pihak pembeli maupun penjual. Contohnya, apabila ada kesalahan dalam transaksi, kamu bisa menggunakan faktur sebagai bukti klaim.
Tanpa faktur, usaha yang baru saja kamu rintis juga akan jauh lebih sulit mendapatkan pembayaran dari client. Apalagi kalau mereka harus menerima tagihan dulu, baru mereka melakukan pembayaran.
Jika demikian, menunda mengirim faktur berarti sama dengan menunda pembayaran client. Kalau begitu, bagaimana cara membuatnya?
Baca Juga: Apa Itu Invoice? Mengapa Kamu Perlu Membuat Invoice?
6 Cara Membuat Invoice dengan Mudah
Setelah memahami betapa pentingnya faktur bagi kedua belah pihak, maka penting juga memahami informasi apa saja yang harus ada di dalam dokumen tersebut. Berikut adalah cara membuat beberapa elemen penting dalam faktur, antara lain:
1. Judul
Seperti dokumen lainnya, kamu perlu menuliskan judul faktur yang akan kamu buat di bagian tengah atas dan menggunakan huruf kapital. Perhatikan contoh penulisan judul di bawah ini.
INVOICE PEMBELIAN DRESS MIDI
Adapun pemberian judul bertujuan agar pelanggan memusatkan perhatian mereka pada pokok informasi dalam faktur tersebut. Dengan begitu, mereka akan memprioritaskan urusan pembayaran dalam faktur tersebut daripada mengurus kepentingan lain yang tidak mendesak.
Selain itu, penjual juga bisa menggunakan judul sebagai penanda antara dokumen satu dengan dokumen lainnya ketika sedang mengurusi tumpukan dokumen.
2. Nama dan Alamat
Tuliskan nama dan alamat pelanggan dengan jelas. Jika kamu ingin mengirimkan faktur ke perusahaan, maka sertakan nama perusahaan secara lengkap agar terhindar dari kesalahpahaman. Kalau perlu, kamu bisa mencantumkan kontak agar si penerima tahu kalau faktur tersebut memang ditujukan untuknya.
Di samping itu, kamu harus menuliskan nama dan alamat perusahaan kamu selaku pihak pengirim invoice (penjual). Informasi ini diperlukan untuk memberitahu penerima mengenai pada siapa pembayaran ditujukan dan diterima.
3. Daftar Pembelian
Satu hal yang terpenting dalam cara membuat invoice tagihan yaitu harus memuat daftar produk. Sesudah itu, kamu bisa menuliskan deskripsi yang jelas agar pelanggan bisa langsung memahami tujuan pengiriman faktur.
Sebaiknya, kamu menuliskan nama, jumlah, harga satuan, dan total produk yang pelangganmu beli. Bahkan, potongan harga berupa persentase diskon, pengurangan harga, diskon produk khusus, gratis ongkos kirim, dan gratis hadiah juga perlu kamu cantumkan ke dalam daftar.
Pastikan kalau kamu menggunakan format tabel atau kolom, sehingga rincian informasinya jadi lebih rapi dan mudah dibaca. Tambahan pula, kalau ada tarif layanan dalam transaksi berupa non-barang, kamu harus menyertakannya juga ke dalam rincian faktur.
Contohnya, biaya antar untuk barang dan tarif per jam untuk layanan. Dengan demikian, invoice benar-benar bisa bermanfaat dalam pembukuan sekaligus mengantisipasi terjadinya kebingungan di kemudian hari.
4. Tanggal Transaksi
Meski hanya sebuah elemen kecil, tanggal berperan penting dalam menandai kapan transaksi berlangsung. Nantinya, tanggal tersebut berguna saat penyusunan laporan transaksi.
Kamu bisa mengkategorikan transaksi urut berdasarkan tanggal. Jadi, bila memerlukan informasi transaksi pada tanggal tertentu, kamu bisa tinggal melihat tanggalnya saja.
Ada beberapa tanggal yang harus kamu cantumkan. Mulai dari tanggal pembuatan faktur, tanggal pembelian barang/jasa, hingga tanggal batas pembayaran. Khusus untuk tanggal pembayaran, kamu harus mendiskusikannya dahulu dengan pihak pelanggan agar mencapai kesepakatan bersama.
5. Nomor Faktur
Elemen dalam pengaplikasian cara membuat invoice yang tidak kalah penting adalah menyertakan nomor faktur. Selain nomor transaksi, alangkah baiknya jika kamu menyertakan nomor faktur guna mempermudah pengarsipan keuangan karena tidak semua faktur menyertakan nomor.
Selanjutnya, apabila kamu menggunakan kode khusus, selalu ingat untuk menginformasikannya terlebih dahulu pada pelanggan. Jadi, mereka bisa memahami nomor apa saja yang tertera dalam faktur yang mereka terima. Contohnya, “Invoice #2022AB1” atau “Invoice #DEC2022”.
6. Cara dan Ketentuan Pembayaran
Invoice tidak akan lengkap tanpa cara dan ketentuan pembayaran. Jadi, kamu harus menuliskan kesepakatan yang telah kamu dan client putuskan sebelumnya. Contohnya, pembayaran diangsur tiga kali dengan nominal tertentu, kemudian dikirimkan dengan cara transfer bank ke nomor rekening sekian.
Jika, kamu dan client telah menyepakati adanya denda keterlambatan, kamu wajib mencantumkannya dalam invoice. Langkah ini harus kamu lakukan agar tidak terjadi kesalahpahaman.
Baca Juga: Jenis-Jenis Pembayaran Online yang Perlu Diketahui
Tools Pembuat Invoice
Sekarang kamu sudah paham cara membuat dan apa saja yang harus kamu masukkan dalam faktur. Selanjutnya, kamu bisa membuatnya sendiri dengan memanfaatkan template dari tools di bawah ini:
- Invoice Simple: menawarkan tiga template yang bisa kamu download dengan format file Word, Excel, atau file lainnya.
- Office.com: tool ini juga punya banyak template invoice yang bisa kamu coba. Apalagi cara membuat invoice di Excel juga mudah sekali. Kamu tinggal buka Ms. Excel → File → New from Template → ketik “invoice” → edit dan sesuaikan → simpan dan kirim.
- Invoice Home: ada lebih dari 100 template faktur di situs ini, mulai dari desain simpel sampai desain yang lebih profesional dan menarik.
- FreshBooks: mempunyai beberapa template faktur dalam opsi Word, Excel, PDF, atau G Suite.
- Canva: menawarkan ratusan template faktur yang bisa kamu sesuaikan dengan keperluan. Banyak template yang bisa menyeimbangkan antara kejelasan informasi dan modernisasi desain.
Baca Juga: Sistem Pemrosesan Transaksi, Bagaimana Cara Kerjanya!
Pakai Fitur Invoice Otomatis dari KoinWorks NEO!
Kalau panduan cara membuat invoice di atas masih terasa sulit dan merepotkan, kamu bisa pakai fitur invoice otomatis dari KoinWorks NEO saja.
KoinWorks NEO adalah aplikasi finansial all-in-one yang memungkinkan pemilik bisnis bisa mengembangkan usahanya hanya dengan satu aplikasi dan satu sentuhan.
KoinWorks NEO mengembangkan fitur-fitur keuangan andal, seperti NEO Card, NEO Account, pengiriman uang antar bank, pinjaman, dan fitur invoice otomatis yang bisa memudahkan pekerjaanmu. Sangat praktis karena semuanya ada dalam satu aplikasi.
Hanya 1 menit saja, invoice sudah bisa kamu bagikan ke berbagai platform, seperti WhatsApp, SMS, maupun email. Selain itu, kamu juga bisa menyediakan kode QR/QRIS sebagai metode pembayaran di toko offlinemu. Bagi semua pemilik usaha yang ingin maju, kunjungi website KoinWorks.com sekarang!
