Knowledge management system merupakan istilah dalam bisnis yang penerapannya mampu mengembangkan dan mewujudkan berbagai tujuan suatu perusahaan.
Oleh sebab itu, jika saat ini kamu tertarik atau sedang menjalankan sebuah bisnis, maka tidak ada salahnya mempelajari istilah ini.
Daftar Isi
Apa itu Knowledge Management System?
Di dalam dunia bisnis, knowledge atau pengetahuan merupakan aset penting yang dapat membawa suatu perusahaan untuk lebih berkembang di masa depan.
Namun, memiliki knowledge membutuhkan suatu metode atau sistem untuk mengaturnya agar knowledge tersebut mampu menghasilkan manfaat yang diharapkan oleh perusahaan.
Oleh sebab itu, muncullah metode untuk mengatur knowledge ini, yaitu dikenal dengan istilah knowledge management system. Sesuai namanya, metode ini merupakan sebuah sistem dalam perusahaan untuk memanfaatkan pengetahuan sehingga mampu bersaing dalam bisnisnya.
Nah, knowledge tersebut akan melalui suatu proses identifikasi dan pengumpulan guna mendorong perusahaan untuk memaksimalkan potensinya. Selain itu, istilah ini juga mencakup berbagai tools atau aplikasi secara digital yang digunakan perusahaan untuk mengelola dan mengatur knowledge miliknya.
Dengan demikian, mengembangkan bisnis tidak hanya membutuhkan knowledge saja, tetapi juga metode untuk memaksimalkan kebermanfaatan knowledge tersebut.
Tentunya, dengan menerapkan metode ini, perusahaan dapat meningkatkan kinerjanya bisnisnya sehingga berpengaruh secara langsung dalam perkembangan bisnis.
Manfaat Knowledge Management System
Knowledge management system memiliki banyak manfaat ketika suatu bisnis benar-benar memaksimalkan metode atau sistem ini.
Tentunya, memiliki knowledge saja tidak cukup, tetapi juga membutuhkan metode untuk mengelolanya.
Oleh karena itu, berikut adalah manfaat dari metode ini.
1. Efisiensi Waktu dan Biaya
Mengelola knowledge dengan sistem yang terstruktur akan membantu perusahaan dalam menciptakan dan mengembangkan pengetahuan yang lainnya. Dengan demikian, sistem yang teratur tersebut membuat perusahaan dapat menghemat waktu dan biaya dalam pengembangkan bisnisnya.
Tentu saja, efisiensi tersebut dapat terjadi karena pengelolaan sistem yang justru mampu menciptakan knowledge lainnya. Oleh karena itu, perusahaan akan jauh menghemat berbagai sumber daya dalam mengumpulkan knowledge baru.
2. Mendorong Inovasi Perusahaan
Knowledge management system akan berdampak positif terhadap munculnya inovasi di perusahaan. Dalam hal ini, bisnis akan memiliki iklim kompetitif dan terus menerus berubah seiring waktu mengikuti arus atau trend pasar saat itu. Oleh sebab itu, perusahaan dapat menciptakan inovasi untuk bersaing dengan kompetitor.
Nah, dengan sistem yang mengatur knowledge ini, perusahaan dapat melahirkan ide dan teknologi baru yang mendorong terjadinya peningkatan kinerja bisnis. Dengan demikian, iklim kompetitif ini secara langsung mampu mendorong terciptanya sistem yang memungkinkan adanya inovasi.
3. Meningkatkan Pencapaian Karyawan
Selanjutnya, knowledge management system itu sendiri mampu mendorong peningkatan pencapaian karyawan. Tentunya, karyawan merupakan kapital atau sumber daya yang begitu penting bagi keberlangsungan suatu bisnis. Oleh karena itu, meningkatnya kinerja karyawan memberikan manfaat besar bagi perusahaan.
Dalam hal ini, sistem yang mampu mengatur knowledge perusahaan secara efisien dapat memunculkan cara kerja yang efisien pula. Dengan begitu, kinerja karyawan akan meningkat karena adanya sistem kerja yang praktis dan tidak merepotkan.
4. Membantu Proses Pengambilan Keputusan
Setiap keputusan bisnis oleh perusahaan, sekecil apa pun itu, dapat berakibat begitu besar untuk perkembangan bisnis di masa depan. Oleh karena itu, sistem yang mampu mengelola dan memanfaatkan knowledge dengan maksimal dapat membantu proses mengambil keputusan yang tepat bagi perusahaan.
Misalnya, ketika mengumpulkan dan mengelola informasi serta knowledge yang relevan dengan bisnis, kamu dapat mengambil keputusan sesuai dengan data faktual.
5. Memudahkan Akses Informasi dan Pengetahuan
Bisnis yang memiliki knowledge management system akan mendorong kemudahan dalam mengakses berbagai informasi dan pengetahuan yang berguna bagi perusahaan.
Selain itu, kemudahan akses ini juga akan membantu meningkatkan produktivitas setiap pihak yang menjalankan perannya di dalam perusahaan.
6. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Selanjutnya, sistem yang mampu mendorong terjadinya kemudahan terhadap akses knowledge dan informasi, pada akhirnya akan menambah value dari perusahaan tersebut.
Selain itu, dengan sistem yang memungkinkan efisiensi proses kerja, akan mempercepat waktu untuk mengevaluasi atau memperbaiki bisnis perusahaan.
Dengan demikian, bertambahnya value perusahaan dan terjadinya evaluasi bisnis, pada dasarnya memiliki korelasi dengan peningkatan kepuasan pelanggan atau konsumen.
Tentunya, salah satu kesuksesan suatu bisnis dapat terlihat dari seberapa besar tingkat kepuasan konsumen atau pelanggannya.
7. Mendorong Kemampuan Beradaptasi
Sebelumnya, kamu telah mengetahui jika sistem ini amat berguna untuk perusahaan karena bisnis memiliki iklim yang begitu kompetitif. Oleh karena itu, pengelolaan knowledge dan efisiensi sistem kerja akan mendorong peningkatan kemampuan beradaptasi bagi perusahaan.
Dengan demikian, bisnis yang mampu bertahan lama memiliki pengelolaan yang dapat beradaptasi dengan berbagai situasi yang tidak terduga.
Cara Memperkaya Knowledge Management System
Selanjutnya, penerapan knowledge management system perlu mempertimbangkan berbagai faktor agar sistem tersebut dapat diperkaya dengan maksimal.
Oleh sebab itu, mari perhatikan pembahasan berikut ini untuk memperoleh hasil dan tujuan bisnis secara maksimal.
1. Mempunyai Standarisasi Tinggi
Jika kamu ingin memperkayanya, maka sistem ini membutuhkan penerapan dengan standarisasi yang tinggi.
Dalam hal ini, standar tinggi tersebut berkaitan dengan penggunaan teknologi yang berkaitan dengan bisnis.
Oleh sebab itu, kamu perlu memastikan sistem ini memberikan informasi dan knowledge yang relevan dengan kebutuhan perusahaan.
2. Membangun Infrastruktur dengan Teknologi yang Tepat
Selanjutnya, teknologi dengan standarisasi tinggi tersebut harus dibangun dengan infrastruktur yang tepat. Misalnya, dengan menggunakan software atau aplikasi yang mampu melakukan penyesuaian dengan kebutuhan bisnis.
3. Sesuai dengan Visi dan Misi Perusahaan
Knowledge management system tentunya harus memiliki landasan yang seirama dengan visi misi perusahaan. Nah, ketika membicarakan perihal visi misi, konsep ini berhubungan erat dengan teknologi yang mampu menyediakan kebutuhan sesuai dengan tujuan perusahaan.
Oleh sebab itu, teknologi yang tepat tersebut perlu berjalan beriringan dengan tujuan perusahaan. Dengan demikian, setiap anggota di dalam perusahaan yang memiliki fasilitas terhadap teknologi tersebut, perlu bertindak sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
4. Memberikan Reward
Tentunya, kamu sudah mengetahui jika sumber daya manusia adalah aset perusahaan yang begitu penting untuk mendorong perkembangan bisnis.
Oleh sebab itu, penting untuk memastikan setiap individu dalam perusahaan memiliki motivasi yang akan mendorong partisipasi dan kontribusi aktif. Misalnya, dengan memberikan reward untuk setiap kinerja yang mendorong efisiensi pada sistem ini.
5. Memiliki Sumber Daya Berkompeten
Terakhir, reward tersebut akan semakin memperkaya knowledge management system, ketika penerapannya menyasar sumber daya manusia yang kompeten. Nah, individu yang memiliki kompetensi tinggi, tentunya berperan langsung terhadap transfer knowledge di dalam perusahaan.
Oleh sebab itu, kompetensi tersebut dapat kamu lihat dari keahlian khusus yang mampu mendorong kelancaran penerapan sistem pengelolaan knowledge ini.
Sudah Paham dengan Knowledge Management System?
Setelah mempelajari knowledge management system, tentunya kamu sudah mengetahui mengapa sistem ini penting terhadap perkembangan suatu bisnis.
Oleh sebab itu, semoga informasi ini berguna dan dapat kamu aplikasikan sesuai kebutuhan.
Temukan inspirasi lainnya tentang manajemen bisnis, kepemimpinan dan sebagainya hanya di entrepreneurcamp.id
