Sebagai seorang leader ataupun manajer, kamu harus memiliki skill kepemimpinan dan komunikasi yang bagus kepada para pegawai.
Selain itu, kamu juga harus memiliki kemampuan untuk melakukan follow up dalam pekerjaan.
Lalu, apa arti follow up dan bagaimana cara melakukannya? Jika ingin mengetahuinya, simak ulasan berikut ini!
Daftar Isi
Bagaimana Follow Up dalam Pekerjaan?
Definisi follow up bisa berbeda-beda tergantung pada konteks kalimatnya. Arti follow up dalam pekerjaan adalah suatu proses yang dilakukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Sementara itu, arti follow up dalam pemasaran yaitu proses yang dilakukan untuk mengubah prospek menjadi pelanggan.
Follow up dalam konteks kerja biasanya dilakukan sebagai bentuk tanggung jawab seorang leader atau manajer untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Proses follow up ini bisa kamu lakukan kepada para pegawai atau karyawan agar mereka bisa menyelesaikan pekerjaan dengan benar dan tepat waktu.
Cara Profesional untuk Follow Up dalam Pekerjaan
Agar dapat melakukan follow up dalam pekerjaan secara rapi dan profesional.
Berikut ini adalah beberapa tips yang bisa kamu lakukan untuk melakukan follow up dengan benar.
1. Deskripsikan Pekerjaan Karyawan secara Jelas
Mendeskripsikan pekerjaan kepada karyawan merupakan langkah awal yang penting sebelum karyawan mulai bekerja. Deskripsi pekerjaan yang bisa kamu lakukan adalah dengan menjelaskan tentang beberapa aspek, seperti tujuan pekerjaan dan tools yang akan digunakan.
Selain itu, kamu juga perlu menjelaskan tentang hasil akhir yang ingin dicapai dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Jelaskan juga aturan-aturan yang kamu terapkan kepada karyawan saat mengerjakan pekerjaan tersebut.
Beberapa peraturan yang bisa kamu terapkan, antara lain pekerjaan harus tepat waktu dan sesuai ketentuan format yang berlaku. Jika pekerjaan tersebut berhubungan dengan divisi lain di luar tim kamu, maka jelaskan juga prosedur atau SOP yang berlaku.
2. Jaga Komunikasi dengan Para Karyawan
Langkah follow up dalam pekerjaan selanjutnya yaitu menjaga hubungan dan komunikasi dengan para karyawan. Komunikasi penting untuk membuat karyawan tetap berada di jalur yang tepat saat dalam proses menyelesaikan pekerjaan.
Selain itu, tegaskan juga jika setiap pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan akan memberikan dampak pada perusahaan. Jika hasil pekerjaan bagus, maka citra perusahaan juga akan semakin bagus. Hal tersebut penting untuk menumbuhkan sense of ownership atau rasa memiliki terhadap perusahaan.
3. Lakukan Komunikasi secara Efektif
Menjaga komunikasi dengan para karyawan juga harus kamu lakukan secara efektif. Hindari komunikasi secara bertele-tele, karena akan menghambat produktivitas karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan.
Sampaikan pesan kepada karyawan secara singkat, padat, dan jelas. Selain itu, lakukan komunikasi kepada karyawan di jam-jam tertentu. Sehingga tidak mengganggu kinerja para karyawan.
Meskipun dilakukan secara efektif, namun intensitas komunikasi juga harus tetap kamu jaga. Pastikan jika komunikasi yang kamu lakukan sudah berjalan dengan intens, sehingga tidak akan ada peluang terjadinya miscommunication ke depan nanti.
4. Terapkan Sistem Deadline
Salah satu bentuk pengukuran yang bisa kamu lakukan terhadap pekerjaan adalah ketepatan waktu pencapaian. Oleh karena itu, setiap pekerjaan membutuhkan deadline atau batas waktu yang jelas.
Batas waktu tersebut bisa kamu gunakan untuk mengukur kinerja karyawan. Jika kinerja karyawan melebihi batas waktu yang telah ditentukan, berarti kemungkinan besar karyawan tersebut mengalami masalah yang menghambat produktivitas mereka.
Namun, jika karyawan bisa menyelesaikan pekerjaan secara tepat waktu atau bahkan lebih cepat. Maka hal itu dapat kamu jadikan indikator bahwa, follow up dalam pekerjaan yang kamu lakukan sudah berhasil.
5. Gunakan Bahasa yang Sopan dan Santun
Secara umum proses follow up pekerjaan memang dilakukan antara leader terhadap para karyawan mereka. Meskipun dilakukan antara atasan dan bawahan, namun kamu tetap harus menggunakan bahasa yang sopan dan santun.
Hal tersebut penting untuk menciptakan suasana kerja yang nyaman dalam perusahaan. Penggunaan bahasa yang sopan dan santun penting sebagai bentuk penerapan sikap saling menghormati dan menghargai antara sesama pegawai.
6. Monitor Pekerjaan secara Berkala
Monitoring pekerjaan juga harus kamu lakukan secara berkala. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa, pekerjaan yang berada di bawah tanggung jawabmu berjalan dengan lancar dan sesuai rencana.
Proses monitoring ini bisa kamu lakukan setiap pagi sebelum mulai bekerja atau setiap sore menjelang pulang kerja. Namun, jika proyek yang kamu tangani berada jauh dari jangkauan, maka monitoring pekerjaan dapat kamu lakukan setiap minggu atau setiap bulan.
Kamu bisa melakukan monitoring atau pengecekan pekerjaan dengan beberapa cara. Pertama, kamu bisa menanyakan berapa persen progres pekerjaan yang telah dilakukan. Selanjutnya kamu dapat menanyakan, apakah terdapat masalah atau kendala saat menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Berikan juga apresiasi kepada karyawan jika mereka dapat menyelesaikan pekerjaan dengan baik. Apresiasi ini penting untuk menghargai dan menjaga motivasi serta semangat karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan mereka.
7. Pantau Pekerjaan yang Berhubungan dengan Tim Lain
Cara follow up dalam pekerjaan selanjutnya adalah dengan memantau tim lain. Tidak semua pekerjaan dapat kamu tangani dengan tim milikmu sendiri. Ada kalanya kamu harus bekerja sama dengan tim dari divisi lain untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Sebagai contoh untuk mengembangkan suatu aplikasi, kamu perlu bekerjasama dengan tim desain, tim frontend, tim backend, tim database, tim marketing, dan masih banyak lagi. Agar dapat memastikan pekerjaan tersebut berjalan sesuai rencana, maka kamu juga harus memantau pekerjaan tim lain.
Sehingga, kamu dapat memastikan bahwa setiap tim sudah bekerja sesuai dengan rencana yang ada. Jika terdapat suatu masalah, kamu juga perlu mencari tahu penyebab masalah tersebut dan melakukan penyelesaian di setiap tim.
Sebagai seorang leader, kamu juga perlu menjaga suasana kinerja tim agar tetap kompak. Salah satu cara yang bisa kamu lakukan adalah menjaga intensitas komunikasi dengan anggota dari berbagai tim tersebut.
8. Pakai Sistem Manajemen Kinerja
Sistem manajemen kinerja merupakan sistem yang bisa kamu gunakan untuk mendefinisikan pekerjaan atau task dari setiap karyawan. Penggunaan sistem manajemen kinerja akan memudahkan kamu untuk memantau kinerja karyawan dan berkomunikasi dengan mereka melalui sistem.
Kamu juga bisa menghitung performa dari masing-masing anggota dalam tim jika menggunakan sistem manajemen kinerja. Selain itu, dokumentasi kinerja juga akan lebih tertata dan terarsip dengan rapi.
Ada banyak macam sistem manajemen kinerja yang bisa kamu gunakan baik gratis maupun berbayar. Beberapa contoh sistem manajemen populer dan banyak dipakai oleh para manajer yaitu Trello, Jira, Asana, Monday, My Scorecard, dan masih banyak lagi.
Yuk, Terapkan Follow Up dalam Pekerjaan dengan Benar!
Sekarang kamu sudah mengetahui arti follow up dalam pekerjaan.
Lantas, apakah kamu sudah menerapkan follow up pekerjaan yang benar?
Jika belum, kamu bisa menggunakan beberapa cara-cara di atas kepada para karyawan.
Jadi, kamu akan lebih siap menerapkan strategi follow up pekerjaan yang profesional.
