Ada banyak hal yang perlu kamu perhatikan dalam menjalankan bisnis, termasuk ketika melakukan pendataan inventaris. Hal tersebut sangat penting bagi kelangsungan bisnis. Kamu mungkin juga mendengar pengertian inventaris, tapi banyak pemegang bisnis yang masih suka mengesampingkan hal tersebut.
Daftar Isi
Pengertian Inventaris dalam Bisnis
Pengertian inventaris menurut KBBI yakni sebuah daftar barang yang dimiliki oleh sebuah instansi atau perusahaan. Yang mana berguna sebagai alat untuk menjalankan operasional dan setiap kegiatan kantor.
Secara garis besar dapat kamu ketahui bahwa inventaris ini merupakan daftar atau catatan akan setiap barang milik perusahaan maupun instansi. Daftar ini berguna untuk mempermudah perusahaan tersebut untuk beroperasi.
Catatan tersebut memuat tentang jumlah dan kondisi barang, serta detail lainnya. Barang-barang ini juga termasuk segala barang kecil hingga barang berharga seperti laptop, kendaraan, dan masih banyak lainnya.
Manfaat Mengelola Inventaris dalam Bisnis
Catatan inventaris tersebut memudahkan kamu dalam mengelola barang dan juga menjalankan kegiatan operasional dalam bisnis. Selain itu, berikut ini manfaat lain dalam mengelola inventaris yang berpengaruh dalam menjalankan bisnis.
1. Mengendalikan Aset dengan Mudah
Salah satu peranan inventaris ini yakni berguna untuk membantu pekerja dalam mengelola dan mengendalikan aset perusahaan atau instansi. Selain pengertian, kamu tentu sadar bahwa manfaat inventaris ini bisa membuat pekerja mengetahui kondisi barang milik perusahaan.
Sehingga apabila sewaktu-waktu barang rusak, bisa segera terdeteksi dan bisa segera memperbaikinya. Oleh karena itu, ada baiknya catatan inventaris ini selalu diperbaharui. Kebiasaan memperbarui catatan ini akan memudahkan pengendalian aset dalam jangka panjang.
2. Menjaga Keamanan Aset
Pengertian keamanan aset inventaris ini juga berkaitan dengan pengendalian barang. Maksudnya, setiap barang atau aset yang menjadi milik perusahaan bisa terus terjaga keamanannya. Hal tersebut juga bisa terealisasi apabila prosedur pengecekan dan pengendalian aset tadi terus kamu lakukan secara kontinyu.
Selain keamanannya, adanya catatan tersebut memudahkan pegawai mengetahui kondisi, jumlah barang, serta untuk melakukan tracking barang. Misalnya, untuk mengetahui siapa yang pernah meminjam aset tersebut untuk kegiatan kantor, dan sebagainya.
3. Sebagai Dasar Perhitungan Kekayaan
Pada dasarnya dalam data yang tercantum di sebuah inventaris juga termasuk semua aset milik perusahaan baik yang bergerak maupun tidak. Dalam daftarnya juga biasanya menyangkut harga sehingga kamu bisa mengetahui seberapa banyak perhitungan kekayaannya.
Prosedur inventarisasi yang lengkap juga bisa digunakan untuk pertimbangan atau estimasi harga ketika ingin melakukan pengadaan aset baru.
4. Menghemat Pengeluaran Keuangan
Sebuah kantor kecil saja, apabila tidak melakukan pendataan inventaris bisa lupa aset apa saja yang mereka miliki. Sesederhana bolpoin atau alat tulis kantor lain, ketika membutuhkannya tapi tidak bisa menemukannya, maka biasanya pekerja memutuskan membeli yang baru dengan uang kantor.
Padahal mungkin saja seseorang memindahkan penyimpanan sehingga terjadi miskomunikasi. Hal-hal seperti ini bisa berpengaruh dalam pembengkakan anggaran. Sehingga dengan adanya data inventaris yang jelas, pegawai bisa menelusuri riwayat jumlah barang dan kondisinya melalui catatan.
Hal ini juga memudahkan mereka untuk mengambil keputusan secara cepat. Apakah perlu beli baru, barang mana saja yang butuh servis berkala, dan sebagainya. Dengan begitu pengeluaran kantor pun akan lebih minimal.
5. Menjaga Alur Bisnis
Meskipun secara pengertian inventaris adalah sebuah data kondisi barang milik perusahaan, tapi secara tidak langsung data tersebut tidak hanya sebagai alat pemantauan saja. Melainkan juga untuk menjaga alur bisnis dalam sebuah perusahaan.
Terutama bagi perusahaan besar, hal ini akan sangat membantu memudahkan segala pihak dalam mengerjakan tugas-tugas mereka. Jika ada barang yang hampir habis, bisa segera melakukan pengadaan barang.
Misalnya, jika bisnis berhubungan langsung dengan konsumen, maka catatan inventaris yang baik bisa mengurangi kemungkinan ketidaktersediaan barang yang membuat konsumen kurang puas.
6. Membantu Adanya Transparansi dan Akuntabilitas
Dalam mengelola bisnis, penting bagi kamu untuk menjaga transparansi sehingga mengurangi kemungkinan adanya kecurangan dan miscommunication. Tidak hanya itu saja, inventaris juga memungkinkan pegawai melakukan kontrol aset yang jelas, sehingga semua barang yang ada tercatat rapi dan terhitung dengan jelas.
7. Sebagai Dasar Pengambilan Keputusan
Mempermudah dalam mengambil keputusan juga menjadi manfaat lain mengelola inventaris. Seperti yang telah kamu ketahui, pengertian inventaris juga merupakan data yang membantu pegawai dalam memutuskan barang mana yang perlu dan tidak perlu diganti.
Melalui prosedur yang konsisten, pihak logistik suatu perusahaan bisa segera mengganti atau menambahkan barang yang hampir habis hanya dengan melihat catatan.
8. Memudahkan Monitoring Kinerja
Bagi pelaku usaha, inventaris ini juga memudahkan mereka untuk melakukan monitoring kinerja para pegawainya. Pihak atasan mampu melihat seberapa sering aset atau barang perusahaan yang berfungsi untuk mendukung kinerja seperti laptop, PC, printer dapat berguna bagi produktivitas pegawainya.
Lebih dari itu, pihak perusahaan juga bisa meninjau kualitas aset mereka dengan melihat penggunaannya dalam pengelolaan bisnis. Apabila kualitasnya kurang baik atau terjadi penurunan fungsi pada beberapa aset, mereka dapat mengganti dengan merek lain.
9. Analisis Laporan
Bagi sebuah perusahaan, adanya data ini juga sangat membantu mereka ketika akan membuat laporan seperti laporan penjualan barang. Pada bisnis yang bergerak dalam bidang penjualan produk, inventaris mampu memudahkan mereka untuk melakukan analisis.
Misalnya barang mana yang laku dan barang mana yang tidak. Adanya akurasi data memungkinkan pengelolaan bisnis menjadi lebih mudah dan efisien.
10. Meningkatkan Kepuasan Konsumen
Ketika barang yang kamu jual selalu tersedia, maka besar kemungkinan untuk membuat konsumen merasa nyaman dengan bisnismu. Jika hal ini terjadi, kemungkinan penjualan bisnis juga akan selalu naik seiring meningkatnya kepuasan konsumen dalam pelayanan serta ketersediaan barang.
Beberapa konsumen mungkin akan loyal dan melakukan repeat order apabila sudah puas dan merasa nyaman membeli produk bisnis.
Tujuan Inventaris
Setelah memahami bagaimana pengertian inventaris serta pentingnya dalam mengelola bisnis, kamu juga perlu tahu tujuannya. Tujuan ini perlu dilakukan oleh semua pegawai supaya prosedur pengelolaan bisnis bisa berjalan selaras dan lancar.
Sejumlah tujuan adanya inventaris adalah sebagai berikut:
- Menjaga kualitas dan kuantitas sarana serta prasarana milik sebuah perusahaan maupun instansi.
- Pengontrolan inventaris menjadi jauh lebih mudah sehingga dapat menyesuaikan budget perusahaan maupun instansi.
- Bertujuan sebagai data untuk pertimbangan pengadaan barang serta pemeliharaan barang.
- Membantu dan memudahkan adanya perencanaan, penyaluran, serta pemeliharaan barang atau aset milik perusahaan.
- Menjadi acuan dalam menghitung aset kekayaan milik suatu perusahaan.
- Memudahkan proses perancangan laporan, serta mempersingkat pembuatan laporan, sehingga efektif secara tenaga dan waktu.
- Data inventaris juga mengurangi kemungkinan adanya kecurangan pegawai terhadap barang, seperti pencurian atau selisih jumlah barang.
- Bertujuan untuk memantau barang yang keluar atau masuk.
Bagaimana Cara Mengelola Inventaris yang Benar?
Memahami pengertian dan paham banyaknya manfaat serta tujuan inventaris, membuat kamu sadar pentingnya mengetahui cara pengelolaan supaya bisnis bisa berjalan dengan baik. Berikut ini beberapa tips pengelolaan yang tepat.
1. Memilih Penanggung Jawab yang Terpercaya dan Kompeten
Salah satu yang menentukan apakah prosedur pendataan inventaris akan berjalan baik atau tidak adalah kualitas sumber daya manusianya sendiri. Sudah seharusnya pemilik bisnis mempercayakan tanggung jawab tersebut pada orang terpercaya dan juga kompeten serta teliti.
2. Mengklasifikasi Produk
Supaya mudah, kamu juga bisa melakukan klasifikasi produk secara terstruktur. Klasifikasi ini nantinya mempermudah pihak pengelola dalam membaca laporan dan menemukan barang yang spesifik.
3. Pemantauan Stok dan Audit Berkala
Kontinuitas pengecekan barang menjadi prosedur yang penting dan tidak boleh terlewatkan. Pemantauan secara berkala akan memudahkan identifikasi kesalahan maupun selisih stok. Sehingga bisa segera kamu perbaiki dan cek ulang sebelum selisih barang semakin banyak.
4. Peningkatan Keamanan
Sebagai bentuk upaya dalam mengurangi risiko kesalahan maupun kecurangan, perusahaan bisa memberikan fasilitas keamanan dalam ruang penyimpanan barang dan juga seluruh perusahaan.
Misalnya dengan melakukan pemasangan CCTV atau juga sandi untuk membuka brankas aset penting. Dengan begitu, pegawai yang melakukan kecurangan mungkin akan berpikir dua kali untuk melakukannya.
Sudah Tahu Pengertian dan Manfaat Inventaris?
Berdasarkan pemaparan tadi, kamu mungkin sudah memiliki gambaran mengenai pentingnya melakukan pendataan inventaris bagi setiap jenis bisnis. Tidak hanya perusahaan besar saja, usaha dagang kecil pun akan membutuhkan data inventaris supaya pengelolaannya menjadi mudah dan efektif.
Melalui cara pengelolaan yang tepat dan kerjasama baik antara pegawainya, maka investasi bisa tercatat rapi dan jelas.
Temukan inspirasi lainnya seputar manajemen bisnis, keuangan dan lain-lain hanya di entrepreneurcamp.id
