Memahami apa itu invoice tidak hanya penting bagi pelaku bisnis. Sebab, masyarakat awam juga mungkin bertindak sebagai konsumen yang akan menerima dokumen ini. Sebab itu, pemahaman tentangnya penting untuk masyarakat umum.
Artikel ini akan membahas dengan lengkap mengenai bukti transaksi yang satu ini. Mulai dari definisi, fungsi invoice, hingga contoh invoice pembayaran. Semoga setelah membacanya kamu mendapat pengetahuan yang kamu butuhkan.
Daftar Isi
Apa Itu Invoice?
Dalam sebuah transaksi jual beli, pada dasarnya tidak hanya terjadi pertukaran barang dengan sejumlah uang. Terdapat dokumen penyerta yang bertindak untuk menjelaskan rincian lengkap dari transaksi tersebut. Itulah invoice.
Dokumen ini diterbitkan oleh pihak pertama yang menjual barang dan menerima uang. Invoice biasanya dibuat setidaknya 2 rangkap. Pihak penjual akan menyimpan rangkap pertama. Sedangkan pihak pembeli akan menyimpan rangkap kedua.
Tujuan pembuatan dokumen 2 rangkap adalah agar kedua belah pihak yang bertransaksi sama-sama memiliki dokumen pegangan yang sama persis. Namun demikian, ada kalanya transaksi perlu menggunakan dokumen 3 rangkap, apabila terdapat kebutuhan lain.
Baca Juga: Sistem Pemrosesan Transaksi, Bagaimana Cara Kerjanya!
Rincian Komponen Invoice
Sebagai dokumen penting, invoice memuat beberapa komponen yang wajib tersurat. Komponen tersebut, antara lain adalah bagian kop yang berisi identitas perusahaan yang menerbitkan. Terdiri dari nama, alamat, dan kontak untuk menghubungi.
Sebagaimana apa itu invoice, komponen berikutnya adalah rincian barang. Terdiri dari nama, jumlah, detail tertentu, hingga total harga yang wajib dibayarkan oleh pihak kedua. Bagian ini biasanya juga mencatat jumlah pajak, jika ada.
Komponen berikutnya yang paling penting adalah informasi tentang pembayaran. Tak hanya perlu mencantumkan nominal, tetapi juga metode pembayaran. Mulai dari nomor rekening hingga tahapan pembayaran, jika ada.
Sedangkan komponen terakhir adalah informasi mengenai pihak kedua. Terdiri dari nama, kontak, serta alamat penagihan dan pengiriman.
Apabila penjelasan mengenai komponen invoice ini kurang memberi gambaran bagimu, sebaiknya kamu mencari rujukan contoh invoice pembayaran. Dengan demikian, kamu dapat semakin memahami tentang dokumen ini.
Baca Juga: Jenis-jenis Pembayaran Online yang Perlu Diketahui
Fungsi Invoice
Setelah memahami apa itu invoice beserta komponennya, berikut ini adalah beberapa penjelasan mengenai fungsi dokumen tersebut:
1. Informasi Detail Barang
Fungsi yang pertama adalah sebagai informasi detail barang yang menjadi objek transaksi. Pada lembar dokumen tersebut tercatat dengan rinci mengenai jenis, jumlah, harga, hingga alamat pengiriman dan penagihan.
Oleh sebab fungsinya itu, sebagai pelaku bisnis kamu perlu memastikan untuk menerbitkan dokumen dengan rincian yang sesuai. Sedangkan sebagai konsumen, kamu juga perlu memeriksa dokumen dengan benar dan menyesuaikannya dengan barang yang diterima.
2. Informasi Nominal Penagihan
Fungsi invoice berikutnya adalah sebagai rujukan informasi mengenai nominal penagihan. Ini adalah fungsi yang juga penting dari apa itu invoice.
Apabila kamu mencari contoh invoice pembayaran melalui internet, kamu akan menemukan bahwa dokumen ini memuat tentang pembayaran down payment (DP) dan pelunasan. Dokumen ini menjadi landasan dalam melakukan penagihan.
3. Bukti Transaksi yang Sah
Fungsi dokumen ini berikutnya adalah sebagai bukti transaksi yang sah. Beberapa perusahaan bahkan menerapkan aturan untuk hanya mencetak dokumen ini 1 kali. Hal ini bertujuan agar tidak terjadi penyalahgunaan, misalnya terjadi penagihan berulang.
4. Sebagai Faktur Pajak
Ada beberapa jenis transaksi yang tergolong ke dalam objek pajak, sehingga akan dikenakan PPN kepada pembeli yang akan menambah nilai pembayaran untuk pembelian produk. Nah, faktur tagihan dapat menjadi rujukan yang absah menjadi dokumen faktur pajak.
Karena nominal tarif faktur pajak mengacu pada keterangan harga produk yang ada pada invoice. Maka dari itu, tidak heran bila kamu mendapati invoice tertentu memuat nominal pajak PPN.
Baca Juga: Pajak Online Shop, Pahami Jenis dan Kebutuhannya!
Jenis Invoice
Setidaknya ada 3 jenis invoice yang umumnya kita gunakan dalam transaksi sehari-hari, yaitu jenis biasa, proforma, dan konsuler. Berikut ini penjelasan dari masing-masing jenis dokumen ini:
1. Biasa
Jenis yang pertama adalah yang paling umum kita gunakan, yaitu jenis biasa. Dokumen ini hanya terdiri dari beberapa informasi yang paling mendasar, antara lain jenis dan jumlah barang, total pembayaran, dan informasi penjual dan pembeli.
Contoh invoice pembayaran sangat mudah kamu temukan melalui internet. Asalkan tidak termasuk kategori proforma atau konsuler, maka pastilah termasuk jenis yang biasa ini.
2. Proforma
Jenis yang kedua adalah proforma. Fungsi invoice jenis ini adalah bersifat sementara, yaitu ketika pengiriman dan pembayaran terjadi secara bertahap. Jadi, dokumen transaksi jenis ini dapat terbit beberapa kali sesuai dengan tahapan pengiriman.
Setelah pengiriman dan pembayaran selesai, maka pihak penjual akan menerbitkan dokumen yang kita pahami sebagai invoice biasa. Dengan demikian, sebagai bukti transaksi yang sah, dokumen ini tetap hanya terbit 1 kali.
3. Konsuler
Jenis yang terakhir adalah yang berlaku untuk transaksi internasional, yaitu jenis konsuler. Karena melibatkan negara yang berbeda, jenis dokumen ini membutuhkan cap dari negara yang terlibat sebagai bukti pengesahan.
Hal inilah yang menyebabkan menerbitkan dokumen jenis ini relatif lebih lama. Meski demikian, transaksi jual beli barang tetap harus menggunakan dokumen ini sebagai bukti transaksi yang sah.
Kelebihan
Pembahasan berikutnya adalah kelebihan dari dokumen ini. Setidaknya ada 3 kelebihan yang dapat kamu tuai dengan menerapkan penggunaan dokumen ini, yaitu:
1. Memberikan Rujukan Visibilitas
Memberikan rujukan visibilitas adalah kelebihan pertama dari invoice. Kedua belah pihak, baik penjual atau konsumen dapat memeriksa secara visual transaksi melalui dokumen ini. Ini adalah kelebihan yang memudahkan bagi kedua pihak.
Fungsi invoice adalah menjadi jalan pintas dalam pemeriksaan ketepatan transaksi. Sebab, pemeriksaan akan lebih sulit apabila dokumen ini tidak ada. Oleh sebab itu, sangat penting untuk dokumen ini memuat informasi yang lengkap dengan format yang mudah dipahami.
2. Mempermudah Laporan Keuangan
Apabila mengamati contoh invoice pembayaran, kamu akan mengerti bahwa dokumen ini menjadi rujukan wajib untuk penyusunan laporan keuangan. Sebagai bukti transaksi, dokumen ini memuat semua informasi penting tentang keluar masuknya barang.
Dengan demikian, informasi ini akan berguna untuk memudahkan proses penyusunan laporan keuangan berkala serta laporan stok barang. Staf yang bertugas menyusun laporan keuangan cukup melakukan pencocokan uang keluar dan masuk dengan bukti dokumen sah ini.
3. Menjadi Alat Komunikasi yang Rinci
Invoice juga memiliki kelebihan sebagai alat komunikasi yang rinci antara kedua belah pihak yang terlibat. Informasi pada dokumen ini diakui sebagai benar dan tepat oleh semua pihak yang terlibat.
Informasi tambahan seperti tanggal pengiriman, penerimaan barang, hingga pembayaran terkomunikasikan dengan jelas melalui dokumen ini. Dengan demikian, hal negatif seperti kesalahpahaman dapat terminimalisir melalui dokumen ini.
Sudah Paham Apa Itu Invoice?
Kesimpulannya adalah bahwa invoice adalah dokumen penting yang memiliki peran strategis dalam sebuah transaksi. Dokumen ini penting bagi kedua belah pihak, baik penjual maupun pembeli atau konsumen. Oleh sebab itu, kedua belah pihak juga perlu memastikan bahwa dokumen ini memuat semua komponen yang wajib ada.
