Laporan keuangan bagi sebuah perusahaan adalah hal yang sangat penting. Ini bertujuan untuk mengevaluasi kinerja. Oleh sebab itu, jika kamu adalah seorang pemilik usaha, kamu harus mengetahui pengertian, fungsi dan perbedaan jurnal umum dan jurnal khusus
Daftar Isi
Apa itu Jurnal Umum dan Jurnal Khusus
Sebelum mengetahui perbedaan jurnal umum dan jurnal khusus. Sebaiknya kamu mengetahui apa itu jurnal umum dan jurnal khusus. Berikut ini adalah pengertiannya.
1. Jurnal Umum
Menurut Soemarso (2004), jurnal umum adalah formulir yang digunakan untuk mencatat transaksi perusahaan secara kronologis berdasarkan nama akun, jumlah debit, dan jumlah kredit yang diperlukan. Jenis umum merupakan jurnal dengan dua kolom yang dikenal.
Secara sederhana, jurnal umum bisa kamu artikan sebagai laporan keuangan yang berguna untuk mencatat segala bukti transaksi keuangan selama periode tertentu. Karena tercatat secara kronologis, kamu sebagai pemilik perusahaan bisa mengetahui transaksi yang kamu lakukan di periode tersebut.
Jurnal umum biasanya dipakai oleh perusahaan jasa. Sebab, dalam perusahaan jasa, segala transaksi berjalan sesuai dengan urutan waktu, atau kronologis.
Selain itu, pembuatan jurnal ini bertujuan untuk melakukan pemeriksaan, penilaian, serta pencatatan dampak ekonomi terhadap transaksi dalam perusahaan. Sementara, pencatatan mempunyai tujuan untuk memudahkan pemindahan akibat transaksi yang terjadi ke akun yang sesuai dengan transaksi tersebut.
2. Jurnal Khusus
Perusahaan kecil umumnya menggunakan jurnal umum dalam proses pencatatan transaksi mereka. Namun, untuk perusahaan besar dengan transaksi keuangan yang intensitasnya tinggi, proses pencatatan tidak bisa menggunakan jurnal umum yang biasanya dikerjakan oleh satu orang.
Oleh karena itu, terdapat suatu sistem pencatatan transaksi untuk keperluan tersebut yang disesuaikan agar dapat menghemat waktu dan mempermudah pembagian kerja, yakni special journal.
Special journal atau jurnal khusus perusahaan dagang adalah jurnal yang dibuat khusus untuk perusahaan perdagangan dengan berbagai transaksi. Perusahaan perdagangan disarankan untuk menggunakan special journal yang dapat lebih dari satu orang kerjakan tergantung pada jenis jurnal khususnya.
Pada hakikatnya, special journal berguna bagi perusahaan untuk mencatat jenis transaksi yang sama. Bisnis perdagangan seringkali berurusan dengan berbagai jenis transaksi kompleks yang membutuhkan informasi dan catatan yang tepat.
Contohnya termasuk pembelian, penjualan, arus kas masuk dan keluar, dan transaksi lain yang berada di luar kategori sebelumnya.
Periode akuntansi perusahaan juga melihat aliran yang berkelanjutan dari transaksi tersebut. Agar akuntan perusahaan dapat dengan mudah melaporkan kondisi keuangan pada setiap jenis transaksi, maka perlu menggunakan jurnal khusus ini.
Perbedaan Jurnal Umum dan Jurnal Khusus
Jurnal, secara artian tentu berguna untuk mencatat. Kedua jurnal ini memiliki peran yang sama pada perusahaan, yaitu untuk mencatat atau mendokumentasikan transaksi bisnis, terutama yang terjadi di perusahaan perdagangan.
Namun, sebelum kamu mulai membuat jurnal, kamu harus menyadari beberapa perbedaan jurnal umum dan jurnal khusus meskipun kedua jurnal ini menyajikan hasil yang sama.
1. Pencatatan Transaksi
Perbedaan yang pertama adalah di pencatatannya. Jurnal umum mencatat semua jenis transaksi yang terjadi dalam satu jurnal tanpa membedakan jenis transaksi yang berbeda. Hasil dari pencatatan ini kemudian akan segera pindah ke buku besar.
Sedangkan pada special journal, transaksi dikategorikan menurut jenisnya. Selain itu, transaksi tidak langsung tercatat ke dalam buku besar. Secara kolektif, bagian ini dapat diselesaikan secara tertata.
2. Jumlah Orang
Pada jurnal umum, hanya satu orang yang melakukan pencatatan. Namun special journal, terdapat beberapa orang yang melakukan pencatatan. Hal tersebutlah yang menjadi salah satu perbedaan jurnal umum dan jurnal khusus.
3. Bentuk Jurnal
Selanjutnya, perbedaan jurnal umum dan jurnal khusus adalah dari bentuk jurnal. Jika kamu melihat tata letaknya, hanya ada satu entri di tabel jurnal umum. Hal ini menunjukkan bahwa hanya ada satu jenis jurnal umum.
Berbeda dengan special journal yang masing-masing memiliki empat jenis, yaitu jurnal penerimaan kas, pengeluaran kas, pembelian, dan penjualan. Oleh karena itu, setiap transaksi yang tertulis di dalam jurnal khusus harus sesuai dengan jenis transaksi tersebut.
4. Penggunaan oleh Perusahaan Kecil dan Besar
Perbedaan jurnal umum dan jurnal khusus keempat adalah berdasarkan skala perusahaannya. Umumnya, perusahaan jasa yang yang tergolong kecil menggunakan jurnal umum. Hal ini karena transaksinya belum begitu sering serta kuantitasnya cenderung tidak banyak.
Sementara itu, perusahaan besar dengan transaksi sejenis dan terjadi secara berkelanjutan menggunakan special journal karena membutuhkan metode pencatatan khusus.
5. Perbedaan Fungsi
perbedaan jurnal umum dan jurnal khusus berikutnya adalah fungsi. Ada empat fungsi untuk jurnal umum, seperti fungsi analisis, fungsi pencatatan, fungsi sejarah, dan fungsi informatif. Biasanya, pencatatan terjadi di setiap transaksi. Akhirnya, jurnal akan berisi catatan langsung dari setiap transaksi yang terjadi di hari tersebut.
Hal ini berbeda dengan fungsi special journal, yang pencatatan transaksinya secara detail bergantung pada jenisnya. Selain itu, ada pencatatan berkala yang dilakukan pada akhir setiap periode atau setiap bulan.
Fungsi Jurnal Umum dalam Bisnis
Setelah mengetahui perbedaan jurnal umum dan jurnal khusus, terdapat perbedaan fungsi pada keduanya. Berikut ini adalah fungsi dari jurnal umum.
1. Fungsi Pencatatan
Perusahaan harus mencatat setiap transaksi yang terjadi di buku besar. Kegiatan mencatat kekayaan, pengeluaran, perubahan modal, dan pendapatan ke dalam buku besar merupakan suatu hal yang sangat penting. Ini bertujuan untuk memungkinkan pelaporan keuangan yang akurat bagi perusahaan.
2. Fungsi Historis
Penjurnalan transaksi harian digunakan untuk mencatat transaksi dalam urutan tanggal. Pencatatan ini memberikan gambaran setiap catatan transaksi yang sistematis, sehingga memudahkan untuk melacak riwayat dan informasi lainnya.
3. Fungsi Instruksi
Fungsi instruksi dalam jurnal umum artinya adalah tahapan-tahapan memasukkan data ke dalam general ledger. Proses pencatatan ini tidak hanya pencatatan dokumen transaksi yang terjadi, tetapi juga debet atau kredit.
4. Fungsi Analisis
Hasil analisis transaksi yang berupa debit dan kredit adalah pencatatan transaksi pada jurnal umum. Klasifikasi nama rekening, pencatatan debit atau kredit, dan jumlah transaksi merupakan beberapa hasil dari analisis tersebut.
5. Fungsi Informatif
Jurnal umum berisi informasi menyeluruh berdasarkan dokumentasi transaksi yang dicatat dengan memasukkan banyak detail terkait. Kemudian, informasi tersebut akan membantu pihak internal dan eksternal perusahaan melakukan pengelolaan keuangan.
Fungsi Jurnal Khusus
Berikut ini adalah fungsi special journal atau jurnal khusus yang merupakan perbedaan dengan jurnal umum, yakni:
1. Memudahkan Audit
Salah satu fungsi dari special journal adalah memudahkan audit, yang biasanya berguna untuk meninjau keuangan perusahaan dan melakukan analisis bisnis rutin.
Tentu saja prosedur ini dapat berlaku tanpa penyusunan jurnal-jurnal ini. Akan tetapi melakukan audit dari awal akan membutuhkan banyak waktu dan sumber daya lainnya, terutama untuk perusahaan dengan sistem keuangan yang rumit.
2. Mencegah Penipuan
Fungsi selanjutnya dari special journal adalah mencegah perilaku curang dari beberapa pihak. Entri dalam jurnal ini tersusun dalam urutan kronologis, dan setiap entri terkait dengan orang yang membuatnya. Oleh karena itu, perusahaan dapat menghindari penipuan.
3. Meminimalisir Kesalahan
Special journal berbeda bentuknya dengan jurnal umum. Special journal membagi transaksi menjadi empat golongan yang pada akhirnya meminimalisir kesalahan. Ini karena tiap jenis transaksi tercatat sesuai kategorinya. Berbeda dengan jurnal umum yang transaksinya ada dalam satu tabel dan lebih tinggi peluang terjadinya kesalahan.
Pencatatan Jurnal Umum dan Khusus
Tidak banyak perbedaan jurnal umum dan jurnal khusus dalam proses pencatatan. Yang harus kamu perhatikan adalah langkah-langkah sebelum menulis jurnal tersebut.
- Buatlah daftar setiap transaksi yang dicatat dalam jurnal. Jangan sampai salah memasukkan transaksi.
- Putuskan apakah akan menambah atau mengurangi jumlah awal berdasarkan saldo. Perhatikan baik-baik saldo awal dan jenis transaksi untuk menentukannya.
- Jangan sampai salah menuliskan nominal setiap transaksi
- Buatlah analisis untuk menentukan apa yang ada di debet dan apa yang harus ada di kredit.
Tahu Perbedaan Jurnal Umum dan Jurnal Khusus Sekarang?
Itulah perbedaan jurnal umum dan jurnal khusus beserta pengertian dan fungsinya. Kompleksitas jurnal umum lebih besar daripada special journal. Jika kamu salah mengartikan prosedur pada akun debit dan kredit dalam pencatatan jurnal umum misalnya, maka hasilnya akan berdampak pada pelaporan selanjutnya.
Oleh karena itu, penting untuk memperhatikan penggunaan jenis jurnal yang tepat lewat perbedaan jurnal umum dan jurnal khusus.
Temukan inspirasi lainnya seputar manajemen bisnis, ide bisnis, keuangan dan lain-lain hanya di entrepreneurcamp.id
Baca juga:
